Monitorare pagamenti e scadenze con excel
In Excel può rendersi necessario creare dei monitoraggi rispetto scadenze di pagamenti o di consegne da effettuare entro un certo numero di giorni.
Questo tipo di situazione si riscontra frequentemente
nell'utilizzo aziendale di Excel. Le Funzioni e i comandi necessari per organizzazione un
Foglio
di lavoro che risponda a queste necessità sono le seguenti:
-
Funzione OGGI
-
Funzione SE
-
Formula per il calcolo giorni fra due date, oppure Funzione DATA.DIFF
- Comando
Formattazione condizionale.
Creare una griglia di monitoraggio e impostare un aggiornamento automatico della data.
Per meglio articolare la spiegazione delle Formule e Funzioni è conveniente ipotizzare un esempio, che potrà essere declinato su situazioni analoghe nelle quali risultasse fondamentale il monitoraggio del trascorrere di un certo numero giorni a partire da una data.
Nell'esempio, (si veda la sottostante immagine) si ipotizza la consegna a dei clienti di oggetti sottoposti a riparazione. Rispetto questa azione si vuole monitorare il trascorrere dei giorni di tempo per l'incasso del pagamento, definito a 60 giorni data dalla consegna del lavoro.
Nella
cella D2, è stata inserita la funzione
=OGGI()
Questa funzione è utilissima nei casi in cui fosse necessario visualizzare la data corrente
all'interno di una cella del foglio di lavoro, indipendentemente da quando questo
venisse aperto.
:: Attenzione, il corretto aggiornamento della funzione OGGI è fornito dall'orologio del sistema operativo. Il valore restituito da questa funzione cambia solo quando si ricalcola il foglio di lavoro o si avvia il foglio di lavoro.
Calcolo del numero di giorni di ritardo del pagamento
Per ottenere il numero di giorni
trascorsi dalla data di fine lavoro è
possibile impostare una formula che
sottragga dalla funzione OGGI() la data
della consegna del lavoro di riparazione
ai clienti. Nell'esempio
dell'immagine sopra raffigurata la
funzione inserita nella cella F5 è la seguente:
$D$2-D5
Per poter trascinare la formula anche
nelle sottostante righe è necessario che
il riferimento alla cella D2 (contenente la
data odierna) sia assoluto.
La formattazione condizionale, come strumento di analisi del ritardato pagamento
Dopo aver selezionato l'intervallo di celle F5:F9 sulla scheda HOME selezionare il comando Formattazione condizionale e scegliere le successive opzioni: Regola evidenziazione celle e Maggiore di...
Una
volta
cliccato
Maggiore
di... comparirà
la
finestra
di
dialogo
nella
quale è
possibile
impostare
i
criteri
della
formattazione
condizionale.
Formatta
celle
con
valore
maggiore
di: 60
con: Riempimento
rosso
chiaro
con
testo
rosso
scuro.
Cliccando
sul
pulsante
del menu
a
tendina,
a destra
della
voce
Riempimento
rosso
chiaro
con
testo
rosso
scuro,
è
possibile
scegliere
fra altre
formattazioni
condizionali
già
predefinite
da
Excel.
Qualora
si
intendesse
personalizzare
il colore
della
formattazione,
selezionando
l'opzione
Formato
personalizzato...
si apre
la
finestra
di
dialogo
Formato
celle
nella
quale è
possibile
impostare
carattere,
bordo e
colore
di
riempimento.
Inserire un messaggio di avvertimento con la Funzione logica SE
Monitorare un pagamento con la Funzione SE.
In alternativa alla formattazione condizionale, è possibile creare un
Alert con una funzione SE che possa esprimere un testo di attenzione qualora
i tempi massimi previsti per il pagamento fossero stati superati.
nello specifico per la cella F5 la funzione potrebbe essere impostata nel seguente modo: =SE(F5>60;"solleciare pagamento";"OK")
Funzione SE nidificata per monitorare diversi livelli di
criticità.
Sarebbe possibile considerare anche più livelli di attenzione
alle scadenze dei pagamenti.
Ad esempio, considerare un messaggio più incisivo qualora i giorni trascorsi
fossero ad esempio più 90. In questo caso nella condizione
VERO maggiore di 60 della prima funzione SE, andrebbe inserita una seconda
funzione SE che verifichi se il ritardo è oltre i 90 giorni.
=SE(F5>60;SE(F5>90;"mancato pagamento";"ritardo pagamento");"OK")
:: Argomenti correlati:
Excel:
La formattazione condizionale
Excel: Formato data | Calcolare giorni, mesi e anni fra due date. Le funzioni
ANNO; MESE; OGGI; ADESSO
Excel: Funzioni logiche | La funzione SE (prima parte)
Excel: Funzioni logiche | La funzione SE (seconda
parte) utilizzo degli operatori E, O, NON
Indice generale argomenti:
Indice Generale Argomenti:
EXCEL - WORD & POWERPOINT
|
Download del Foglio di Excel contenente l'esempio trattato nella spiegazione. |
