Monitorare pagamenti e scadenze con Excel
In ambito aziendale, Excel è uno strumento estremamente versatile e spesso utilizzato per gestire attività come il monitoraggio delle scadenze legate a pagamenti o consegne.
Tenere traccia di tali scadenze è fondamentale per garantire il rispetto dei termini previsti, evitando così ritardi che potrebbero compromettere i rapporti con clienti e fornitori, o addirittura causare penali.
Attraverso l'applicazioni di alcuni semplici Funzioni e della formattazione condizionale, Excel consente di creare sistemi personalizzati per monitorare in tempo reale lo stato delle scadenze, identificando con precisione quando un'azione deve essere intrapresa.
Uno degli approcci più comuni consiste nell'impostare avvisi o segnalazioni che indicano, ad esempio, se una scadenza è prossima o se è già stata superata.
L'utilizzo di Excel per il monitoraggio delle scadenze è dunque una soluzione pratica, che consente anche a piccole e medie imprese di mantenere un controllo preciso sulle loro operazioni senza necessità di strumenti gestionali complessi o costosi.
Le Funzioni e i comandi necessari per organizzazione un
Foglio
di lavoro che risponda a queste necessità sono le seguenti:
-
Funzione OGGI
-
Funzione SE
-
Formula per il calcolo giorni fra due date, oppure Funzione DATA.DIFF
- Comandi di
Formattazione condizionale.
Creare una griglia di monitoraggio e impostare un aggiornamento automatico della data.
Per spiegare al meglio l'utilizzo delle formule e delle funzioni in Excel, è utile presentare un esempio pratico che possa essere facilmente adattato a situazioni simili in cui è essenziale monitorare il passare di un determinato numero di giorni a partire da una data specifica. Questo metodo permette di comprendere come utilizzare Excel per tenere traccia delle scadenze e delle tempistiche in vari contesti operativi.
Nell'esempio proposto (vedi immagine sottostante), si considera la consegna di oggetti riparati ai clienti.
In questo caso, l'obiettivo è monitorare il numero di giorni trascorsi dalla consegna per rispettare una scadenza di pagamento fissata a 60 giorni dalla data del lavoro completato
Nella
cella D2, è stata inserita la funzione
=OGGI()
Questa funzione è particolarmente utile quando si ha bisogno di generare una data che si aggiorna automaticamente all'interno di una cella, indipendentemente da quando il file di Excel viene aperto. In altre parole, permette di creare una data dinamica che si aggiorna, senza richiedere interventi manuali.
:: Nota.
Il corretto aggiornamento
della funzione OGGI è fornito
dall'orologio del sistema operativo. Il
valore restituito da questa funzione cambia solo quando si ricalcola il foglio di lavoro o
si avvia il foglio di lavoro.
Calcolo del numero di giorni di ritardo del pagamento
Per ottenere il numero di giorni
trascorsi dalla data di fine lavoro è
possibile impostare una formula che
sottragga dalla funzione OGGI() la data
della consegna del lavoro di riparazione
ai clienti.
Nell'esempio
dell'immagine sopra raffigurata la
funzione inserita nella cella F5 è la seguente:
$D$2-D5
Per poter trascinare la formula anche
nelle sottostante righe è necessario che
il riferimento alla cella D2 (contenente la
data odierna) sia assoluto.
La formattazione condizionale, come strumento di analisi del ritardato pagamento
Dopo aver selezionato l'intervallo di celle F5:F9 sulla scheda HOME selezionare il comando Formattazione condizionale e scegliere le successive opzioni: Regola evidenziazione celle e Maggiore di...
Una
volta
cliccato
Maggiore
di... comparirà
la
finestra
di
dialogo
nella
quale è
possibile
impostare
i
criteri
della
formattazione
condizionale.
Formatta
celle
con
valore
maggiore
di: 60
con: Riempimento
rosso
chiaro
con
testo
rosso
scuro.
Cliccando
sul
pulsante
del menu
a
tendina,
a destra
della
voce
Riempimento
rosso
chiaro
con
testo
rosso
scuro,
è
possibile
scegliere
fra altre
formattazioni
condizionali
già
predefinite
da
Excel.
Qualora
si
intendesse
personalizzare
il colore
della
formattazione,
selezionando
l'opzione
Formato
personalizzato...
si apre
la
finestra
di
dialogo
Formato
celle
nella
quale è
possibile
impostare
carattere,
bordo e
colore
di
riempimento.
Inserire un messaggio di avvertimento con la Funzione logica SE
Monitorare un pagamento con la Funzione SE.
In alternativa alla formattazione condizionale, è possibile creare un
Alert con una funzione SE che possa esprimere un testo di attenzione qualora
i tempi massimi previsti per il pagamento fossero stati superati.
nello specifico per la cella F5 la funzione potrebbe essere impostata nel seguente modo: =SE(F5>60;"solleciare pagamento";"OK")
Funzione SE nidificata per monitorare diversi livelli di
criticità.
Sarebbe possibile considerare anche più livelli di attenzione
alle scadenze dei pagamenti.
Ad esempio, considerare un messaggio più incisivo qualora i giorni trascorsi
fossero ad esempio più 90. In questo caso nella condizione
VERO maggiore di 60 della prima funzione SE, andrebbe inserita una seconda
funzione SE che verifichi se il ritardo è oltre i 90 giorni.
=SE(F5>60;SE(F5>90;"mancato pagamento";"ritardo pagamento");"OK")
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